Proje nasıl bulunur, projeye başvuru nasıl yapılır araştırmaya başladığına göre artık bir gönderen kuruluşun var ve projelere başvurmaya hazırsın. Gönderen kuruluşun yoksa seni “Gönderen Kuruluş Başvurusu” sayfasına alalım. Gönderen kuruluşunu bulduysan okumaya devam edebilirsin. Bu aşamada bir projede yer alman için 2 temel yöntem olduğunu belirtelim. Birincisi mevcut projelere yapılacak başvurular, ikincisi ev sahibi kurumlara yapılacak başvurular.
Bu iki yöntem için de Avrupa Gençlik Portalı’nı kullanacağından öncelikle bu portalı tanıyalım. Avrupa Gençlik Portalı ya da diğer adıyla Avrupa Dayanışma Programı Portalı, ESC kapsamındaki gönüllülük projelerinin ve akredite kurumların(ev sahibi/gönderen kuruluşlar) yer aldığı bir veri tabanı platformudur. Başvurular bu platform üzerinden yapılır ve bir projeden kabul aldığında senden istenecek “Katılımcı Referans Numaran” bu site üzerinden sana verilir. Elbette bunun için portala üye olmalısın:
1- Şu adrese tıklayarak portalın anasayfasına eriş: https://europa.eu/youth/solidarity_en
2- I’m a young person kısmındaki “register/login”e tıkla ve hesabını oluştur. Hesabını oluştururken ülken ve doğum tarihin başta olmak üzere ilgili tüm alanları doldur ve Europass CV’ni profiline yükle.
1) Mevcut Projelere Başvuru
a) Avrupa Gençlik Portalı’ndaki Projeler
Hesabını oluşturduğunu varsayarak artık 1. yöntem olarak başvurabileceğin projeleri nasıl görüntüleyeceğini anlatalım. Hesabına giriş yaptığında karşına aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi karşılama paneli çıkacak;
Solda turuncu işaretli kısımda katılımcı referans numaranı görüntüleyebilirsin. Sarı işaretli kısım “Opportunities” sayfasını açalım. Karşına şu sayfa çıkacak;
Bu sayfada sarı işaretli kısımda yer alan “show only opportunities I can apply for” filtresinin açık olduğundan emin ol. Böylece karşında, profilinde yer verdiğin ülke ve doğum tarihi bilgilerin doğrultusunda senin başvurabileceğin projeleri görebileceksin.
Örnek olması adına, listedeki projelerden birine bakalım;
Gördüğün gibi bu sayfada projenin tanımı, konaklama, yiyecek ve ulaşım şartları, katılımcı profili, son başvuru tarihi gibi detaylar yer almakta. Proje içeriğini iyice okuyup anladıktan sonra ilgi duyduğun projelere sarı işaretli kısım “apply” yazısına tıklayarak başvurunu gerçekleştirebilirsin. “Apply” yazısı üzerinde başvuru yaptıktan sonra ev sahibi kurumun mail adresini bul ve başvurunu mail üzerinden motivasyon mektubunu, Europass CV’ni ve Gönüllü Hareketi’nin senin için hazırladığı gönderen kuruluş referans yazısını göndererek gerçekleştir.
b) Gönderen Kuruluşun Hazırladığı/Duyurduğu Projeler
Bu alanda gönüllü adayı gönderen kuruluşu olması için başvurduğu kuruluşun gönüllü havuzuna dahil olur ve gönderen kuruluşunun hazırladığı ya da kuruluşun yurt dışındaki partnerlerinden aldığı ESC gönüllülük projelerinden haberdar olur. Bunun için gönüllü adayının gönderen kuruluşu ile irtibatta kalması yeterlidir.
Şimdi ikinci yönteme geçelim.
2) Ev Sahibi Kurumlara Başvuru
Veri tabanındaki projeleri artık biliyorsun. Dikkat ettiysen “show only opportunities I can apply for” filtresini aktifleştirmediğinde çok daha fazla proje görünüyor. Bunun nedeni maalesef diğer projelerin Türkiye’den katılımcı beklemiyor olmaları. Bu nedenle başvuru yapabileceğin proje sayısında bir kısıtlama söz konusu. İşte bu konudaki dezavantajı aşmak adına şimdi 2. yöntem olarak, “henüz başvuru/hazırlık aşamasındaki” projeleri hazırlayan ev sahibi kurumlara yapılabilecek başvurulardan bahsedelim.
Veri tabanında gördüğün tüm projeler akredite olan kurumlar tarafından hazırlanmakta, her kurum kendi ülkesindeki ulusal ajansa başvuru yaparak projesi için hibe istemekte, istenen bu hibe ulusal ajans tarafından kabul edildiği zaman da projenin gerçekleşeceği kesinleşmekte ve bir gönüllü arayışına girilmektedir. Bu doğrultuda, bir ESC gönüllüsü ağırlamak isteyen yurt dışındaki ev sahibi kuruluşlar projelerini kendi ülkelerindeki ulusal ajanslara yıl boyunca 3 kez sunabilirler. Bu tarihler 2 Şubat, 26 Nisan, 4 Ekim’dir.
- Öncelikle bir gönderen kuruluşun olmalı ve seni başvuru süreci konusunda desteklemeli, belgelerinin hazırlanması ve başvurusunda sana destek olmalı. (detaylı bilgi: Gönderen Kuruluş Başvurusu)
- Sonrasında başvurularına başlarsın ve ev sahibi kuruluşlar ile iletişime geçersin. Ev sahibi kuruluşların listesine Google’a “european solidarity corps organisation database” yazarak ya da buraya tıklayarak erişebilirsin. İlgili sayfada “Scope” kısmında “volunteering”; “role” kısmında “host” seçili olduğunda emin ol.
- Bu sayfada “organisation topics” kısmını tercihin doğrultusunda filtreleyerek senin ilgi duyduğun faaliyet alanlarında çalışan kurumları listeleyebilirsin ve iletişim bilgileri doğrultusunda onlara motivasyon mektubunu, Europass CV’ni ve Gönüllü Hareketi’nin senin için yazdığı gönderen kuruluş referans yazısını ileterek başvurunu yaparsın.
Not: Yukarıdaki başvuru tarihleri, senin yurt dışındaki ev sahibi kuruluşa ya da herhangi bir projeye son başvuru tarihin değildir. Ev sahibi kuruluş seni kabul ettikten sonra proje hibesi alabilmek için hazırlayacağı başvuruyu kendi Ulusal Ajansı’na sunma tarihidir. Sen bir gönüllü adayı olarak, 1. kısımda gösterdiğimiz üzere mevcut tüm projelere o projeleri son başvuru tarihleri doğrultusunda 365 gün başvuru yapabilirsin.
- Başvurunun sunulduğu ülkenin Ulusal Ajansı, o dönemde aldığı başvuru sayısına, verebileceği hibeye, gönüllü adayları ve projelerin bir birine uygunluğuna göre, başvuran gönüllülerinin ihtiyaç durumuna göre tüm dosyaları inceleyerek aldığı dosya sayısına göre 8-12 hafta arasında bir yanıt vermektedir. Yani yanıt olumlu olsa bile bekleme süreniz en az 2-3 ayı bulacaktır.
- Projenin gönderildiği Ulusal Ajans tarafından onaylanması sonrasında, pasaport çıkarman (2-10 gün) ve vize alman (ülkesine göre 1 –10 hafta), gönderen kuruluş veya Ulusal Ajans tarafından düzenlenen ve katılımın zorunlu olacağı Ayrılış Öncesi Eğitime (1-3 gün) katılman gerekecektir. Genel bir öngörüde bulunmak gerekirse sonuç olarak;
- proje başvurusu 2 Şubat’ta yapılanlar en erken 1 Mayıs’ta;
- proje başvurusu 26 Nisan’da yapılanlar en erken 1 Ağustos’ta;
- proje başvurusu 4 Ekim’de yapılanlar en erken 1 Ocak’ta projelerine gidebilirler.
Gidiş tarihleri vize işlemlerinin sonuçlanma sürecine bağlı olarak daha da uzayabilir.
Not: Katılmak istediğin ESC gönüllülük projesini eğer kendin bulmak, buna bağlı olarak istediğin ülke ve projeyi daha fazla alternatif arasından seçmek istiyorsan bu adımları takip etmek daha yararlı olacaktır. Özellikle Batı ve Kuzey Avrupa’daki kurumların çoğu bu şekilde bir başvuru yöntemi uygulamaktadır. Gönüllülerini proje başvurusunun hemen öncesinde seçmek istemektedirler. Gönüllü seçimini bu kadar öncesinde titizlikle yapan kuruluşlar için gönderen kuruluşun referansı da önemlidir.